Um Zeichnungen, Bilder und sonstige Dokumente in eine Datenbank aufzunehmen, sind in Access zwei Möglichkeiten vorgesehen.
Der Import von Dateien in sogenannte OLE-Felder der Datenbank kann diese gewaltig aufblähen, was in Netzwerken die Performance erheblich verschlechtert. Auch können die absorbierten Dateien nur noch über die Datenbank selbst geöffnet werden.
Dieses Verfahren ist allenfalls für kleine Logo-Dateien anzuraten.
Bei der Verwendung von Hyperlinks verbleiben die Dateien in ihren Verzeichnissen. In die Datenbank werden nur Verweise auf die Dateien aufgenommen. Die Datenbank bleibt klein. Die Dateien sind weiterhin auch von anderen Programmen aus zu öffnen.
Das Problem der Hyperlinks ist, daß sie ihre Gültigkeit verlieren, sobald das Ablageverzeichnis umbenannt, verlegt oder nicht erreichbar ist.
Idealerweise sind die Dateien so mit der Datenbank verbunden, daß sowohl die Verlegung von Dateiverzeichnissen als auch der Datenbank selbst unschädlich ist.
Die Datenbank www.compoundinfo.com verwendet firmeninterne Netzlaufwerke. Ein vollständige Kopie befindet sich auf einem Entwicklungsrechner ohne externe Netzlaufwerke. Weitere Kopien bzw. Auszüge laufen auf Messerechnern und einem Webserver außerhalb des Firmennetzwerkes, die verschiedene lokale Laufwerke nutzen.